オフィスは個人事業主でも必要？セキュリティ面で注意すべきこと | レンタル・シェアオフィスのお役立ちブログ

オフィスを構える理由はさまざまありますが、仕事がしやすい環境を整えるだけでなく、業務に必要な書類を整理したり、保管したりするスペースとして利用を考える方も多いのではないでしょうか。

しかし、オフィス内に重要な書類を保管することになれば、セキュリティ面でリスクを抱えることも考えられます。もちろん、自宅開業中の個人事業主やフリーランスにとっても、安全性を確保した環境を整える必要があるでしょう。今回はオフィスのセキュリティ管理について、注意すべきポイントをお伝えします。

オフィスのない個人事業主が陥るセキュリティの不安点

組織的な活動が伴わない個人事業主やフリーランスは、特定のオフィスを必要とせず、自由な場所を選んで仕事ができるという特徴があります。そのため、自宅やカフェを作業場として利用している方も多いことでしょう。

しかし、場所を選ばずに仕事ができるという一方で、セキュリティ面でリスクを負いやすい傾向にあります。というのも、自身のオフィスを構えていれば、周辺環境を事前にチェックすることも可能ですが、日によって作業場所が変われば、どんなリスクがあるのかを把握しづらく、知らないうちに情報漏えいなどが起こるとも限らないからです。

時間や場所の制約を受けずに仕事ができる個人事業主だからこそ、どんな状況であってもセキュリティ面には細心の注意を払う必要があります。自宅以外の場所で仕事をする際に起こりやすいセキュリティ上の問題点を具体的に挙げてみましょう。

機密情報漏えいのリスク

不特定多数の人が行き交うカフェやレストラン、電車内などにおいて、仕事中に開いているパソコンのモニターを第三者から覗き見される可能性は否定できません。「周りからは見えていないはず」、「ほんの短時間だけ席を離れるだけだし大丈夫」などといった油断で、機密情報や顧客情報が漏えいするリスクがあります。

Wi-Fi通信からの傍受を防ぐ

カフェなどで利用できるフリーWi-Fiスポットは便利ですが、セキュリティ面においてはリスクが大きいものです。セキュリティ対策が行われていないWi-Fiは、通信の内容を傍受されるリスクがあるからです。たとえば、パソコン上に登録しているクレジットカードの情報を抜き取られたり、大切なデータが流出してしまったりする可能性があります。閲覧するサイトや使用するメールサーバーによっては、通信内容が筒抜けになってしまい、サイト利用時のIDやパスワードまで丸見えになってしまうことも。

店舗によっては、きちんと暗号化されたWi-Fiを提供し、個別のパスワードを入力するといった方法でセキュリティ対策が行われているところもあります。しかし、暗号化されていても解読されてしまうケースもあり得ます。暗号化されたWi-Fiのうち、最も危険な方式がWEPといわれています。逆に推奨されるのはWPA方式です。利用するWi-Fiのセキュリティ状況についても、しっかり確認しておきましょう。

自宅兼オフィスのセキュリティ的課題

外出先ではなく、自宅をオフィスとして利用している個人事業主も多いかもしれません。移動も不要で、外出にかかる経費を抑えられるというメリットもあり、作業環境を自由に設定できるという魅力もあります。しかし、外で作業する場合と同様に、自宅においてもさまざまなセキュリティ上のリスクが考えられます。

空き巣被害へのリスク

一般的なオフィスビルと比べると、戸建てやマンションといった居住地のセキュリティは甘い傾向にあります。個人宅であっても、防犯カメラを設置したり、警備会社と契約したりしていればリスク軽減になりますが、実際のところ、そこまで対策をしている家庭は少ないのではないでしょうか。

オフィスとして利用している自宅の一室に空き巣が入ってしまえば、金品だけでなく、業務に関する情報が詰まったパソコンやタブレットを狙われることもあるため、注意が必要です。内部データの漏えいだけでなく、顧客リストなどの個人情報を悪用し、詐欺に使われる危険性もゼロではありません。

重要書類を破損・紛失するリスク

自宅の一室をオフィスとして確保したとしても、家族の出入りは避けられないものです。特に小さな子供がいる家庭は注意が必要です。重要な書類やデータを保管していることを伝えても、まだ理解できない幼児にとってはいたずらの対象になってしまうかもしれません。何気なくテーブルに置きっぱなしにしていた書類に落書きされたり、汚されたりしてしまうこともあるでしょう。家族の手の届かない場所を選んで保管し、慎重に管理する必要があります。

セキュリティ対策としてシェアオフィスやコワーキングスペースを選ぶメリット

個人事業主は、事業の運営だけでなく、事業に関わる情報の管理も1人で行わなければいけません。どんな場所で仕事をするにしろ、セキュリティに関する意識を高める必要があるでしょう。とはいえ、安全性ばかりに気を取られて仕事ができないようでは本末転倒というもの。そうした不安をできるだけ解消し、リスク軽減となる作業場所があると安心です。

そうした時におすすめなのが、シェアオフィスやコワーキングオフィスの利用です。シェアオフィスは比較的安価で利用できる個人スペースとして人気があります。また、コワーキングスペースも時間単位で気軽に利用できるのが魅力です。それぞれセキュリティ面においてもどんなメリットがあるのか確認してみましょう。

不審者の侵入を抑止

シェアオフィスの多くは会員制であり、関係者以外の入室は基本的に受け入れられることはありません。一般の人が自由に出入りできるコワーキングスペースが併設されている場合でも、受付に担当スタッフが常駐していることが多く、防犯カメラも配備されているケースがほとんどです。こうした理由から、不審者が入りづらい環境となります。ただし、なかには防犯カメラなどが設置されていないところもあるため、利用の際には事前に確認するとよいでしょう。

高速で安全性の高いWi-Fi環境

シェアオフィスには専用のWi-Fi環境が整備されているところがほとんどで、高速インターネット回線に常時接続できるというメリットがあります。オフィス利用ということもあり、Wi-Fiのセキュリティ対策は万全。シェアオフィス会員だけが利用できるようにパスワードが設定されているため、例えばビルの外で通信内容を傍受されるようなことはないでしょう。

セキュリティ設定がされているWi-Fiなので、ネットワーク経由で重要な情報が盗まれる心配はないでしょう。

ただし、シェアオフィス側で用意されているWi-Fi環境が万全であっても、ユーザー側のパソコンがセキュリティ対策できていないというケースがあります。シェアオフィス内に限らず、使用するパソコンにはファイアウォールの設定やSSL通信の利用、セキュリティ対策ソフトのインストールなどを行い、各自で対応を行っておきましょう。

さいごに

個人事業主やフリーランスは、特定のオフィスがなくても作業は可能です。しかし、自由な反面、セキュリティへの不安があることは否めません。もちろん、どんな場所であっても、盗難や情報漏えいが起きてしまう可能性は少なからずあります。しかし、そうしたリスクをできるだけ回避するための対策を取り入れることは、事業主としては必要不可欠なこと。セキュリティの意識が高いシェアオフィスを上手に活用しながら、仕事に集中できる環境を整えましょう。

参考：