会議室不足の解消につながる方法とは？場所選びで創造的なミーティングを

「この会議、本当に必要なの？」そんな風に感じてしまう会議やミーティングは、ある意味、時間の無駄ともいえます。もちろん、大切な情報交換や議論の場として十分に活用できる会議もあるでしょう。その一方で、集まって報告をするだけのミーティングもあるはず。マンネリ化が進めば、会議やミーティングの成果も低下しがちです。加えて、会議やミーティングを非効率にしているのが、会議室不足でしょう。
今回は、会議やミーティングを効率化するポイントとともに、効率的なミーティングルームの運営についてお伝えします。

会議・ミーティングはなぜ必要なのか？

まず、会議やミーティングはなぜ必要なのかという根本的な部分を整理し、その目的について考えてみましょう。

その種類と目的を分けてみると

「会議」と「ミーティング」は同様に使われるケースが多いようです。しかし、本来の意味はやや異なります。

会議……一定の事柄を相談し決定するための機関
ミーティング……打ち合わせや連絡のための会合。

（※三省堂　大辞林第三版の解説より）

会議とミーティングの大きな違いは、その場での「決定事項」があるかどうかといえます。また、「会議」には意思決定（決議）のほか、報告をしたり、各自から発表をしたりする内容が含まれがちですが、一方の「ミーティング」はより現場に近い身近なものといった印象があります。どちらかといえば、情報共有や意見交換といった目的が強まりそうです。

このように会議とミーティングには、それぞれの目的や役割が定義されています。社内外を問わず、複数の人が集まって事業を進める時、情報の共有や意思の決定、課題への対応を話し合う機会は多いものです。しかし、その時々によって話し合いのテーマや内容が異なるため、会議なのかミーティングなのかを理解しておくとよいでしょう。

会議室不足が起こる原因

それぞれの必要な目的に合わせて会議やミーティングを実施できればよいのですが、その違いを理解しないままで混同していると、目的が明確にならず時間だけが過ぎてしまうことがあります。

会議室不足を招く原因のひとつが、会議の長時間化です。単純に会議室そのものが足りないケースもありますが、会議なのかミーティングなのかがわからなければ、話の優先度もあいまいになってしまいます。
自分が参加する会議、もしくはミーティングの目的とゴールをあらかじめ決めておいたり、アジェンダを先にメンバー全員に共有しておくなど、長時間化を防ぐための工夫が必要です。

また、もう一つの原因としては、会議室の利用目的が明確になっていないケースも考えられます。
例えば、取引先やパートナー企業といった外部との会議では、使用する部屋によって自社の印象が変わってしまうため、広くてきれいな部屋を用意しておくべきでしょう。
一方で、社内メンバーのみのミーティングの場合は、多少狭くても予約の取りやすい部屋や、場合によってはフリースペースを活用するといったことも考えられます。
会議とミーティングの目的が異なるように、会議室自身にもどのような会議・ミーティングに適した部屋なのかを明確にしておくことが重要といえます。

システム化で会議・ミーティングを省力化、効率化して会議室不足に対応

限られた会議室を効率よく使用するためには、工夫が必要です。会議とミーティングの違いを区別するだけでなく、よりスムーズな会議室の活用を具体的に考えてみましょう。

会議予約システムを導入してみよう

会議室不足を招く原因には、次のような人為的要因も考えられます。

思い違いや単純な入力ミスによるダブルブッキング
不確定予定で予約し、その取消を忘れる
時間が確定できず、複数の日程、長めの時間で予約している
参加者の予定変更で、再調整をすることが多い

会議室の空き状況を確認する方法として定番なのが、共有サーバーにおかれた予約表の利用でしょう。エクセル等で作られたファイルに書き込んで予約したり、取り消したりして管理するケースが多くあります。しかし、誰もが書き込める予定表では、誤った訂正や削除などが起きやすく、ありがちな「予約のキャンセル忘れ」は防げません。

そうした人為的なミスをできるだけ軽減してくれるのが、「会議予約システム」です。クラウド上で会議・ミーティングルームの予約状況、進行状況などが確認できるだけでなく、参加予定者を登録しておくと、日時を知らせる同報メールが送信されたり、予約日時の前に参加確認メールが届けられたりするといった機能があります。

事前の連絡があることで、予約のキャンセル忘れが未然に発覚し、必要に応じた調整がしやすくなります。また、すべてのデータが取得できるため、結果の分析ができるのも大きなメリットです。部署別、個人別に利用時間の長さやキャンセルの多さなどが判定できるほか、会議室やミーティングルームの過不足などの検証にも役立つでしょう。さらに、社員間で個々のスケジュールが共有できるシステムを併用すれば、会議やミーティングの日程が決めやすくなるという利点もあります。

ビジネスチャット、Web会議システムを活用

そのほか、対面での会議やミーティングにこだわらず、環境を変えるのもひとつの手です。例えば、ビジネスチャットやWeb会議システムの導入で、場所を問わず参加できる環境を整えてみましょう。

例えば、Web会議システムを導入すれば、自席からの会議参加が可能になります。パートナー企業や取引先とも、小規模な会合が必要な程度なら、移動時間の削減に役立つでしょう。簡単なミーティングにおいても、時間を決めてチャットツールを使った打ち合わせも可能です。こうしたツールを利用すれば、会場を問わず会議やミーティングの開催ができるだけでなく、移動時間や交通費の節約にもなります。

コワーキングスペースの活用で会議室不足を発展的解消

さまざまなツールを利用しながら会議室不足を解消する取り組みを紹介しました。しかし、そもそも会議室の数が足りないのであれば、課題は残ります。近年、ビジネスのグローバル化が進みWeb会議も増えてきましたが、やはり対面で話し合うことの価値は大きなものです。特に、現場での業務を左右するミーティングにおいては、必要な都度こまめに行ったほうが、ビジネス推進のうえでも高い効果が期待できます。会議室不足は、こうしたミーティングの機会が増えていることも一因でしょう。プロジェクト数の増加や結果までの短期間化、部署や会社の組織を越えたコラボレーションの増加などによって、ミーティングの機会も増加する傾向にあります。

しかし、そうした状況に対応したくても、社内に小さなミーティングルームを複数用意するのは限界があるもの。そこで、活用したいのが社外スペースです。対面での話し合いをより効果的に進めながら、会議室不足の解消に役立ちます。なかでもおすすめしたいのが、コワーキングスペースの活用です。

コワーキングスペース／個室タイプのワーキングスペースという選択肢

「コワーキングスペース」は、複数の人が打ち合わせをしながら仕事が進められる場所。その機能を、さらに小さな空間として独立させた「個室タイプのワーキングスペース」もあります。ミーティング会場として利用できるのはもちろん、そのまま作業スペースとして利用できるのが魅力です。社外メンバーが含まれるチームであっても、同じスペースで一緒に仕事をすれば、作業とミーティングの同時進行ができるでしょう。