会議室がないならレンタルしてみよう！レンタルだからこそ得られるメリットとは

打ち合わせやプレゼンにと、何かと必要な会議室。しかし、必ずしも毎日使用するスペースではなく、確保しておくだけでもコストがかかってしまいます。そこで注目を集めているのが、レンタル会議室というサービスです。レンタル会議室にはどのようなメリットがあるのか、どのようなユーザーにおすすめなのかを詳しく解説します。

レンタル会議室を利用するメリット

レンタル会議室とはその名の通り、特定の時間や日ごとに利用できる会議用のスペースで、近年、都市圏を中心に増えています。これまでレンタル会議室といえば、ホテルのミーティングルームを利用するといった大規模なものが多数でしたが、働き方改革によりリモートワークやフリーランスなどが増加し、最近では小規模なレンタル会議室が次々と登場しています。

また、ベンチャー企業やスタートアップ企業においては、オフィス内に会議室を設置せず、レンタル会議室を積極的に利用するケースも増えているようです。ではなぜ、レンタル会議室がこれほどまでに注目されるようになったのでしょうか？　そのメリットを確認してみましょう。

会議室専用のスペースを確保する必要がなくコスト抑制につながる

売り上げ拡大を目指す企業にとって、経費削減は優先度の高い課題です。なかでも、固定費となるオフィスの賃料はできるだけコストのスリム化を図りたいところ。オフィスの賃料は、広さに比例して高くなってしまうため、会議室の数や広さは大きく影響してしまいます。必要以上に会議室のスペースを取ってしまうと毎月の賃貸料は跳ね上がってしまうものです。そこで、オフィス内に会議室を設置せず、必要なときに必要な広さのスペースが選べるレンタル会議室を利用することで、コスト抑制につながります。

プロジェクターなどの設備が充実

オフィス内に会議室を設置するためにかかるコストは、賃料だけではありません。会議に使用するプロジェクターや大画面モニター、椅子やテーブルなど、必要な備品が多く、買い揃えるだけでも大きな出費となります。場合によっては、使用頻度の低いポータブルステージや質の高い音響システムが必要になったり、大人数の会議に合わせてディスプレイ分配器を設置したりしなければいけないようなケースもあるでしょう。しかし、実際のところ、利用頻度の低い設備への投資はできるだけ避けたいというのが企業の本音かもしれません。そんなとき、レンタル会議室であれば必要備品が充実しており、一時的にしか使用しない特殊な設備も気軽にレンタルできるというメリットがあります。同時に、使い慣れない設備の設定においても、レンタル会議室のスタッフに相談できるため、利用時も安心です。

ニーズに合わせて幅広いプランが選択できる

基本的にレンタル会議室は時間や日ごとで利用でき、料金も細かく設定されています。取引先との商談では、プロジェクトの規模に応じて場所や参加人数が変動するため、その時々の状況に合わせて臨機応変に対応できるレンタル会議室の利用は、ビジネス効率を高めることにもつながるでしょう。また、出張先で急な打ち合わせが入った場合であっても、レンタル会議室であれば必要なときに利便性のよい場所を借りられるというメリットがあります。

フリーランスやスタートアップ企業が、コワーキングスペースやシェアオフィスを利用するケースも増えてきました。そうしたレンタルスペースを利用する場合には、会議室が併設されているか、グループ内で利用できる会議室があるかどうかを事前にチェックしておくとよいでしょう。

こんな方におすすめ！

上述したようなレンタル会議室の特性やメリットを考慮しながら、実際にどのようなユーザーにおすすめできるのか検証してみましょう。

自社に会議室がない場合や会議室が慢性的に不足している

小規模なオフィスの場合、会議室の数が少なかったり、そもそも会議室自体がなかったりすることも少なくありません。また、創業当初は会議室の数が少なくても問題なかったものの、事業の拡大とともに社員の数も増え、必要な会議室の数が不足してくることもあります。社内で会議室を増やすためには、かなりのコストがかかります。自社の会議室不足に悩んでいるのであれば、レンタル会議室の利用を検討してみましょう。

オフィス自体の利便性が悪い

会議室を利用するシーンは社内のミーティングだけではありません。クライアントや取引先など、さまざまな場面で社外の人を招く機会も多いもの。しかし、立地の悪い場所にオフィスがある場合、クライアントや取引先が来社されるのに迷ってしまったり、道のりの説明に時間がかかったりしてトラブルが起きてしまう可能性があります。

各地にあるレンタル会議室のなかには駅近好立地のところもあり、そうしたトラブルを回避することが可能です。お互いがスムーズに移動できるレンタル会議室を選ぶことで、より良い関係を築くことができるでしょう。

取引先が遠方にある

クライアントや取引先のオフィスとの距離が近ければ問題ありませんが、電車で数時間の距離となると、お互いの移動も大変です。移動にかかる時間もコストであることを考えれば、お互いに利便性の良い場所を確保できたほうがより生産性も上がります。特に、先方を招いての商談であれば、先方のオフィスに近いレンタル会議室を選ぶことで、取引先の心証も良くなるとでしょう。

今後リモートワークやテレワークの導入を検討している

働き方改革に向け、さまざまな施策を検討している企業が増えています。なかでもオフィスに出社することなく仕事をする「リモートワーク」や「テレワーク」に注目が集まっており、社員にとっては毎日の出勤にかかる負担軽減に、そして企業にとってはオフィス賃料などの固定費の削減に大きく貢献できる施策として導入を検討しているところも多いのではないでしょうか。

ただし、こうしたワークスタイルが定着すると、ミーティングの形にも変化が出てきます。電話会議やTV会議などのツールを活用するケースが増える一方で、やはり対面での話し合いが必要な場合もあるでしょう。そんなときこそ、お互いに利便性の良い場所に集まって会議ができるレンタル会議室があれば安心です。積極的に働き方改革に取り組む企業にこそ、レンタル会議室の利用が役立つことでしょう。

レンタル会議室はどう選ぶ？

一口にレンタル会議室といっても、広さやレイアウト、立地など選ぶポイントはさまざまです。実際にレンタル会議室を選ぶときには、以下のようなポイントに注意してみましょう。

参加人数で選ぶ
4～5名程度が集まる少人数の打ち合わせから、キックオフミーティングのような100名を超える大規模な会議まで、状況によって必要な会議室の広さが異なります。レンタル会議室を探す場合、まずは予定される参加者数を把握したうえで、それぞれに対応した会議室を選ぶ必要があります。
利便性で選ぶ
レンタル会議室は、希望する立地の会場を選べるという利点があります。せっかく場所を選べるのであれば、参加者が集まりやすく利便性の良い場所を探してみましょう。地方からの参加者が多い場合には、ターミナル駅から近いところを選んだり、懇親会が予定される場合には会場に移動しやすいレンタル会議室を選んだりするといった選択肢があります。
必要機材で選ぶ
プレゼンテーションが行われる場合、パソコンで作成した資料を投影するプロジェクターやスクリーン、モニターなどが必要になります。また、大人数でのミーティングで広い会議室を利用する場合には、マイクやスピーカーなどの音響設備を整える必要があるでしょう。それぞれに必要な器材がそろっているか、レンタルにかかる費用が予算に合っているかなどを考慮したうえで、レンタル会議室を選んでみましょう。
開催内容に合わせたレイアウトを選ぶ
社内向けキックオフミーティングといったイベント性の高い会議の場合、ミーティング終了後に部会ごとに分かれたミーティングをするケースもあります。最初は広いスペースが必要ですが、部会に向けてパーテーションで区切ったり、テーブルや椅子などを移動したりすることになります。こうした会場のレイアウト変更が容易であるかどうかも、レンタル会議室を選ぶポイントです。

おわりに

コストの抑制ができ、使い勝手が良いほうがいい、時間や場所にとらわれずフレキシブルに利用したいなど、レンタル会議室を選ぶ理由はさまざまです。初めてレンタル会議室を利用する人のなかには、社外の会議室を利用することを面倒に感じる人もいるかもしれません。しかし、実際に使ってみると想像以上に使い勝手が良いものです。あえて仕事をする環境を変えてみることで新たなアイデアが生まれることでしょう。

参考：