レンタルオフィスを選ぶ理由とは？借りる前に知っておきたいメリット・デメリット

近年、多くのレンタルオフィスが提供され、利用者も増えています。ではなぜそのように人気を集めているのでしょうか？　レンタルオフィスのメリットとデメリットについてあらためて確認してみましょう。

レンタルオフィスとは

オフィスを借りる場合には、一般賃貸オフィスをはじめ、シェアオフィスやコワーキングスペース、そして個室タイプのレンタルオフィスなどから選ぶことができます。

一般賃貸オフィスは、オフィス専用の部屋としてビルの一角が提供され、契約者自身が内装工事をして室内を整える必要があるケースがほとんどです。固定のオフィスとしてある程度自由な設定が可能ですが、その分費用がかかりがちなのも事実です。

一方、一般的なレンタルオフィスは、共有スペースをパーティション等で個室タイプに区切り、契約者だけの仕事用スペースとして利用できるようになっています。広いスペースを小割りにして使用するため、大がかりな内装工事はできませんが、契約者だけが使用できるオフィスとして必要な空間が確保できるのが特徴です。

多くのレンタルオフィスでは、事業所住所として登記できるところも多く、さまざまなタイプから、自分に合った環境を選べるのが大きな魅力でしょう。また、一般的な賃貸オフィスと比べて、月々にかかる費用が軽減される傾向にあります。

借りるための手順

一般賃貸オフィスを借りる場合には、契約書の記入のほか、会社概要や登記簿謄本といったさまざまな書類の提出が必要です。また、契約時には初期費用がかかり、保証金や仲介手数料、保証会社保証料、火災保険料などを納めることになるでしょう。

一方のレンタルオフィスは、初期費用として、入会金のようなものが必要になるケースもありますが、利用までの手順にかかる負担はあまりありません。フリーランスの人や起業前の人であっても利用でき、法人登記手続き前であっても、気軽に利用できるような仕組みです。

レンタルオフィスと一般賃貸オフィスとでは契約後にかかる費用についても、大きな違いがあります。一般賃貸オフィスでは、賃料のほか、電話やインターネット回線などの設置や内装工事といった初期費用がかかるだけでなく、椅子やデスクといった備品も用意しなければいけません。また、契約内容によっては数年ごとに更新料が発生することもあるでしょう。レンタルオフィスでは事務所としての機能を整えるための初期費用がほとんどかからず、1ヶ月だけといった一時的な利用もできます。

上述したように、レンタルオフィスの住所で法人登記ができるため、非常に安価な初期費用で事業所としての固定住所を得られるというメリットがあります。

レンタルオフィスのメリットとデメリット

それでは、もう少し詳しく、レンタルオフィスについてのメリットとデメリットを見てみましょう。

メリット

レンタルオフィスの最大のメリットは、オフィス維持にかかるコストが軽減されやすいという点でしょう。レンタルオフィスは、サービス会社が提供するビルやフロアを契約者が共有する形で使用するものであり、通常オフィス維持費として個別にかかる管理費や水道光熱費が利用料に含まれるケースがほとんどです。また、備品としての椅子やデスクも常設されているため、自身であらためて購入する必要がありません。業務に欠かせないコピー機やFAX機といった基本的なOA機器も設置されていることから、初期の設備投資にかかる負担が少なくなるでしょう。そのほか、共用の会議室もあり、打ち合わせも適宜可能なため、ビジネスに必要な環境がひと通りそろっています。ただし、サービス会社によって利用料に含まれる内容が異なります。会議室の使用や清掃費等に別途費用がかかる場合もあるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

さらにレンタルオフィスの多くは、立地が良く利便性が高い場所に設定されています。都心部にあるターミナル駅の近くや、認知度の高いエリアにオフィスを構えることができるため、営業活動の拠点としても大きな価値があると言えます。同様の志向を持つ起業者仲間との出会いも増え、人脈の幅が広がるきっかけとしても役立ちます。

加えて、レンタルオフィスなら気軽に利用形態を変更できるのもうれしいところ。最初はコワーキングスペースの利用から始めて、業務の拡大に伴って個室タイプのオフィスに移動するという手もあります。この場合、同じレンタルオフィス内で移動すれば、住所の変更も必要なく、最初に登記した所在地のままで仕事が継続できるはずです。費用負担を抑えつつも柔軟度が高い利用ができるため、フットワークの軽いビジネス展開ができるでしょう。

デメリット

多くのメリットがあるレンタルオフィスですが、一部にはデメリットもあります。

例えば、ほかの利用者と共有するからこそ起こるノイズの問題です。多くの利用者が集まるシェアオフィスやコワーキングスペースでは、必ずしも静かな時間が続くとは限りません。オープンスペースでの打ち合わせも可能なため、話し声が聞こえてくることもあるでしょう。場合によっては、周囲に気を使う場面も出てきます。

個室タイプを利用したとしても、完全に周囲の音を遮断することは難しいものです。部屋の造りにもよりますが、隣接する個室オフィスの音が漏れ聞こえてくる可能性もあります。もちろん利用者同士の配慮によって、ある程度の静かな環境は確保されるかもしれませんが、ノイズのない環境で仕事に集中したいと思う人にとっては、ノイズが気になることもあるでしょう。

また、共有で借りられる会議室も予約制になっていることが多く、使いたい時間に使えないことがあります。長時間の会議になれば、時間当たりの費用がかさんでしまう場合もあるため、使用頻度や1回当たりの使用時間を事前に検討しておく必要もあるでしょう。

そして、もうひとつ、レンタルオフィスのサービス会社が事業を終了させてしまうような場合も考えられます。非常にレアなケースではありますが、万が一、レンタルサービスが提供されなくなれば、移転をしなければいけません。もちろん、一般賃貸オフィスにも立ち退きといったリスクはあり得るものです。こうした不安を軽減させるためには、賃料のような一部だけに注目するのではなく、長く安心して借りられるサービス会社を選ぶのがポイントです。

コスト削減で事業拡大を目指そう

レンタルオフィスは賃料のリーズナブルさや手続きの簡易さ、営業等での利便性といったメリットがあります。すでに起業をしている人もこれから起業を考える人も、開業後のコスト対策は欠かせないもの。今後の事業拡大に向けて、使い勝手が良くコスト削減にもつながるレンタルオフィスの利用は、デメリット以上にメリットが多い働き方と言えるのではないでしょうか。

参考：